概要

営業担当者は、HubSpotのOutlook用Office 365拡張機能内で、取引に関する重要な情報を直接確認できるようになりました。取引のコンテキストには、重要な取引属性、取引の概要、最近の活動状況、および関連する連絡先、企業、タスクが含まれます。営業担当者は、受信トレイとCRMの間を行き来することなく、メールの内容を踏まえて返信したり、レコードを更新したりできるようになりました。

本アップデートはパブリックベータとして提供されており、対象は全てのHubとエディションです。

重要な理由

営業担当者は、メールに返信する際、取引情報を確認するために受信トレイとCRMの間を行き来することで、貴重な時間と文脈を見失ってしまいます。

このアップデートにより、営業担当者は受信トレイ上で最も関連性の高い案件の詳細をすぐに確認できるようになり、情報に基づいた意思決定と迅速な対応が可能になります。これにより、業務上の摩擦が軽減され、対応の質が向上します。営業担当者は、メールを読みながら主要な取引情報をリアルタイムで簡単に更新できるため、CRMデータの信頼性と最新性を確保できます。

仕組み

取引コンテキストへのアクセス

• HubSpot Sales Office 365アドインが有効になっていることを確認してください。
• Web版またはデスクトップアプリのMicrosoft Outlookで、受信したメールを開き、Sales Toolsアドインをクリックして、HubSpotアドインのサイドバーを開きます。
• そのメールに関連する取引がある場合、サイドバーに「このメールスレッドの取引」という新しいセクションが表示されます。
  • 注：この取引は、そのメール自体に関連付けられている必要があります。新規または既存の取引をこのメールに関連付けるには、「+ 追加」をクリックし、取引を作成または選択してください。
• サイドバーで、ディールカード上のプレビューボタンをクリックすると、ディールの詳細情報を確認できます。

取引情報の確認・更新

• CRMに設定されている重要な取引情報を確認してください。ディールのCRMプロパティでは、インライン編集がサポートされています。「このディールについて」セクションに表示されるプロパティを設定するには、HubSpotを開き、「設定」＞「オブジェクト」＞「ディール」の順に選択し、「CRM外に表示されるプレビューカードを更新する」をクリックして、「ディールプロパティリストの編集」に進んでください。
• 取引のリスクや買い手の目標などを含む、取引記録の概要を表示できます。
• この取引に関連する最近の活動を確認できます。
• 関連する連絡先、企業、タスクを表示・参照できます。

前提条件

• Office 365用のHubSpotメール拡張機能がインストールされ、接続されていること。

ご注意：この機能は、HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインではご利用いただけません。

対象

全てのHubとエディション

対象

Hubspot Free Hub

株式会社100の視点

活用シーン

Outlookで受信メールを開いたまま、そのメールに関連する取引の重要属性・概要・直近の活動、関連する連絡先・企業・タスクをサイドバーで確認できます。これにより、営業担当のお客さまはCRMとの間を往復せずに返信内容を検討でき、取引プロパティのインライン編集にも対応しているため、メールを読みながらその場でレコードを更新できます。商談の進行状況を都度確認しながらメール対応する営業チームや、多くの取引を並行して抱えるお客さまにとって、対応スピードとCRMデータの鮮度を両立させやすくなる機能です。

気になる点

• 表示される取引は、メール自体に関連付けられている必要があり、関連付けがない場合は手動で取引を追加または選択する操作が必要です。メールの自動関連付けの精度に依存する運用では、事前のデータ整備が欠かせないと見られます。
• Outlookデスクトップアドインでは利用できず、Web版またはデスクトップアプリ上のOffice 365アドイン限定という制約があります。社内で利用しているメール環境がどちらに該当するか、事前確認が必要です。
• 表示されるプロパティは「設定」画面側で個別にカスタマイズする必要があり、初期状態では自社の商談フローに合った項目が出ない可能性があります。導入時の設定負荷はある程度想定しておく方がよさそうです。
• パブリックベータのため、正式リリース時に表示項目や対応範囲が変わる可能性があります。現時点では稟議・承認フローとの連携や、承認者側の閲覧権限との関係については明記されておらず、不明な点が残ります。

今後への期待

今後は、Outlookデスクトップアドインへの対応拡大や、表示するプロパティ・活動情報の絞り込み精度の向上が期待されます。また、メールへの取引関連付けがより自動的かつ精度高く行われるようになれば、お客さまが手動で関連付けを行う手間がさらに減ると見られます。正式リリース時には、対象Hub・エディションの範囲や権限設定の柔軟性についても、より詳細な仕様が示されることを期待したいところです。

※ この記事はHubSpot製品の最新情報ページをもとに作成しています。最新の情報はHubSpot製品の最新情報でご確認ください。