概要

CRMレコードをある担当者から別の担当者に一括で再割り当てする際、必要に応じて、そのレコードに関連付けられている未完了のタスクも新しい担当者に再割り当てするように選択できるようになりました。

本アップデートはパブリックベータとして提供されており、全てのHubとエディションが対象です。

アップデートの背景

従業員の退職や異動など、タスクの割り当てを一括で変更する必要がある場合、その作業は煩雑で時間がかかってしまうことがあります。これで、CRMレコードの担当者を変更する際、以前の担当者に割り当てられていた業務を、新しい担当者が引き継ぐように設定できるようになりました。

仕組み

CRMの「インデックス」ページで「一括割り当て」アクションを使用すると、アクションを実行する際に、未完了のタスクをすべて再割り当てするかどうかを選択できるチェックボックスが表示されます。

対象

全てのHubとエディションでご利用いただけます。

対象

Hubspot Free Hub

株式会社100の視点

活用シーン

• 従業員の退職や異動、部署異動が発生した際に、担当していたCRMレコードだけでなく未完了のタスクもまとめて新しい担当者に引き継げます。担当者変更のたびに手作業でタスクを付け替える必要がなくなり、引き継ぎ漏れのリスクを減らせます。
• 営業部門やカスタマーサポート部門など、担当者交代が定期的に発生する組織で特に役立つと考えられます。CRMの「インデックス」ページから一括割り当てを行う流れの中で対応できるため、既存の操作フローを大きく変えずに導入しやすい点も利点です。

気になる点

• 再割り当ての対象は「未完了のタスク」に限定されているため、完了済みタスクの履歴管理や、タスク以外の関連アクティビティ(メールやミーティングなど)の引き継ぎには対応していないと見られます。
• パブリックベータでの提供であるため、対象範囲や挙動が正式リリース時に変更される可能性があります。運用に組み込む前に、対象エディションでの表示や動作を確認しておく方が安心です。
• 承認フローが必要な組織では、誰がいつ再割り当てを実行したかの履歴確認や、変更前の担当者への通知の仕組みが今のところ明確でない点は気になるところです。

今後への期待

• タスクだけでなく、メールの下書きやミーティングの予定など、他の関連アクティビティにも再割り当ての対象が広がると、担当者交代時の引き継ぎ作業をより網羅的にカバーできるようになると期待されます。
• 再割り当ての実行履歴やログを残せる機能が加わると、部門間での運用状況の確認や監査対応がしやすくなると考えられます。正式リリースに向けて、対象エディションの拡大や細かな条件設定(タスクの種類ごとの選択など)にも期待したいところです。

※ この記事はHubSpot製品の最新情報ページをもとに作成しています。最新の情報はHubSpot製品の最新情報でご確認ください。