HubSpotの年次カンファレンス「UNBOUND 2026」のセッション「Implementation: Things Every HubSpot Admin Needs to Know（HubSpot管理者が知っておくべき導入・実装の基本）」をレポートします。 記事の前半ではセッションの内容を整理し、後半では株式会社100の解説として、日本の企業がHubSpotを導入・運用する際の実践ポイントをまとめます。

この記事のポイント

• HubSpotの導入時は、まず「業務の文脈（コンテキスト）」を言語化して社内の認識をそろえてから、データモデルと画面を設計します。
• 外部連携やデータセットは「テスト同期」などで事前に検証し、2つの権限タイプとビュー設定によって「誰が何を見るか」を整理します。
• 日本企業で起こりがちな「部門間の用語のズレ」や「設定の属人化」も、初期段階で定義をそろえ、管理者と現場の役割を分担することで定着しやすくなります。

出典：株式会社100作成のセッションまとめ資料

セッション情報

※本記事のセッション内容は、株式会社100がまとめたものです。「株式会社100の解説」は株式会社100独自の見解です。

セッションの内容は、株式会社100がまとめた資料（PDF）でもご覧いただけます。まとめ資料を開く（PDF）

なぜ「業務の文脈」を言語化してからデータ構造を設計するのか？

最初に事業や営業プロセスの認識をそろえることで、現場にとって使いやすいデータ構造と画面を作れるからです。

登壇者のKyle Jepson 氏は、HubSpot Academyのエバンジェリストです。講師時代には教育動画が年間200万回以上視聴され、現在は管理者向けのユーザーグループを毎週主催しています。Jepson 氏はHubSpotの実装を、「①設計を最初に固める」「②データをクリーンに保つ」「③チームに必要なツールを渡す」の3つの柱に整理しました。

最初の「設計」では、AIエージェントを使わない場合であっても、まず「Agent Hub」のコンテキスト設定を開きます。そこに自社の事業内容、顧客像、製品、営業プロセスを書き出し、リーダー陣と現場で認識をそろえることから始めます。

出典：株式会社100作成のセッションまとめ資料

その後に、データモデルとレコード画面を設計します。

• データモデル：標準およびカスタムオブジェクト、関連付け、ラベル、上限数を1つの画面で管理します。
• レコード画面：3列のレイアウトを基本とし、上部のタイトルカードには主要プロパティを最大8つまで配置して、チーム別に画面を分けます。

この初期設計が、その後の社内定着や使いやすさ、データの質を大きく左右します。なお、プロパティの種類やよく使う項目は、公式の早見表（Properties Cheatsheet）にまとめられています。

データの「入口」では何を事前に確認すべきか？

連携アプリの掲載情報やテスト同期で「件数」と「エラー」を事前確認し、CRMへの書き込みを継続的に監視します。

CSVのインポートだけでなく、外部連携やデータセットもデータの流入経路となります。 まず、HubSpot Marketplaceの掲載ページでは、「データの連携方向と格納先」「価格と契約プランの適合」の2点を必ず確認します。また、Data Sync（データ同期）を利用する際は「テスト同期」から始め、本番同期の前にエラーの有無と作成されるレコード件数を画面上で検証します。

さらに、Data Hubの「Data Studio」にあるデータセット機能では、外部ファイルやGoogle スプレッドシートを結合・計算してレポートやワークフローに活用でき、そのままCRMへ同期することも可能です。外部の不要な列が混ざったまま書き込まれるリスクがあるため、妥当な範囲のデータかどうかの継続的な監視が欠かせません。 Jepson 氏は「データが流入しうる経路がまた1つ増えた。管理者であれば、必ず把握して目を配っておくべきだ」と強調しました。

ユーザーの権限と現場が見る画面はどう整えるか？

権限を「アセット」と「レコード」の2つの型で整理し、活動の記録先と一覧画面のビューを管理者が定義します。

ユーザー追加の画面が刷新され、シート、権限セット、チームを1画面で整合性を保ちながら設定できるようになりました。

• 候補表示とチームの可視化：たとえば営業用のシートを選ぶと営業向けの権限セットが上位に表示されるほか、階層化されたチーム構造が並んで表示されるため選択ミスを防げます。
• 権限の複製と招待管理：既存ユーザーの権限をそのまま複製できるほか、招待メールの画像や文面のカスタマイズ、保留中の招待ステータスの追跡も可能です。

複雑な権限設定は、以下の「2つの型」でシンプルに読み解けます。

1. アセット（LPなど）の権限：「閲覧 → 編集 → 公開 → 承認」の順に積み上がります。
2. レコードの権限：「閲覧・作成・編集・削除・統合」の5つで構成され、作成は2択（オン・オフ）、その他は対象範囲を4段階で指定します。

いずれも「閲覧」がすべての土台となり、上位の権限を外すと下位の権限も制限される仕組みです。

出典：株式会社100作成のセッションまとめ資料

また、通話やメールといった「活動（アクティビティ）」の関連付け先は、活動タイプごとに指定できます。初期値は「会社 - プライマリー」ですが、1人のコンタクトが複数社に関連づく環境では、表示先を適切に制御する必要があります。 一覧画面のビューは、ボード、カレンダー、プロジェクト、レポートを自由に切り替え可能です。関連する会社の「業種」などで直接絞り込めるようになったため、これまでのような同期用プロパティやコピー用ワークフローは不要になりました。管理者が各チームに最適な既定ビューを割り当てます。

各Hubの初期設定はどの順序で進めるべきか？

Marketingは「Studio」を起点にし、Salesは「担当者と作業を分担」、Serviceは「SLA」から設定します。

3つ目の柱は、各Hubで「現場が本当に必要とするツール」から優先順位をつけて設定し、渡していくプロセスです。

Marketing Hub：Marketing Studioから始める

手探りで全機能を設定する従来のやり方から、「Marketing Studio（パブリックベータ）」を最初に設定するアプローチへと変わりました。キャンバス上にSNS投稿、広告、ランディングページ、フォーム、メール、自動化を並べることで、実物のアセットが1つもない段階でキャンペーンの全体像を可視化できます。制作物の優先順位が明確になり、チームが使うツールが事前に分かるため、同時並行で作業を進められます。

Sales Hub：管理者と営業担当者で作業を分担する

管理者はまず専用サイトのチェックリストを完了させ、各「取引ステージ」の定義を明確にします。通話にAIノートテイカーを追加すれば、会話内容から取引プロパティが自動更新され、営業プロセスに沿った次のアクションが提案されます（パブリックベータの「購買グループ：Buying Groups」も紹介されました）。 一方、個人のメールやカレンダーの接続は担当者本人にしかできません。そのため管理者は、以下の案内セットを用意して担当者に渡します。

• 案内用のメールテンプレート
• 担当者用チェックリストのリンク
• スマホアプリ導入用のQRコード
• Gmail / Outlookの拡張機能インストールボタン

出典：株式会社100作成のセッションまとめ資料

Service Hub：1本のSLA設定から始める

チャネル接続の次に、Help Deskの「SLA（顧客の問い合わせにどれだけ早く対応するかの約束）」から設定します。「初回返信」「次回返信」「クローズ」までの3つの目標時間を（分・時間・日単位で）決め、期限が迫った際の内部通知や、営業時間内のみカウントするタイマーを設定します。 最初は「全チケット共通の1本のSLA」から小さく始め、細分化する場合は「問い合わせ経路別」にします（優先度別にする場合は、優先度を自動で埋める仕組みもセットで用意します）。Jepson 氏は「この約束を守り続けることができれば、競合他社にはない圧倒的な信頼を獲得できる」と語りました。なお、AIの「Customer Agent」については、ナレッジの参照元をしっかり整え、短絡的な自動回答に頼りすぎないよう注意が促されました。

株式会社100の解説：日本企業はHubSpotでどう実践すべきか？

ここからは、多くの日本企業のHubSpot導入・運用を支援している株式会社100の見解です。

1. 部署間の「言葉の定義」をそろえてからデータモデルと画面を作る

日本企業では、「見込み客（リード）」や「商談化」「受注」の定義がマーケティング部と営業部の間でズレているケースが少なくありません。セッションで語られた「最初に事業や営業プロセスを明文化し、リーダーと現場で合意する」という工程は、導入後の手戻りを防ぐうえで極めて有効です。まずは社内で用語やプロセスの定義を文書化しましょう。その土台があって初めて、適切なデータモデルや、3列のレコード画面、主要プロパティを最大8つに絞った見やすいタイトルカードを設計できるようになります。

2. 「データ流入時のテスト手順」と「2つの権限ルール」を標準化する

名刺管理ツールやExcel・スプレッドシートを併用することが多い日本企業では、データ連携時の「重複」や「意図しない上書き」が大きな課題になりがちです。Data SyncやData Hubのデータセットを利用する際は、「必ずテスト同期を行い、エラーと件数を事前確認してから本番反映する」「CRMへの書き込みを定期的にモニタリングする」という運用ルールを社内で定めておくことが重要です。また、権限設定やビューの管理も、セッションで紹介された「アセットとレコードの2つの型」に沿って役職・役割ごとにテンプレート化しておくと、組織変更や増員時にも迷わず対応できます。

3. 「営業向けの初期設定パッケージ」と「1本のSLA」からスモールスタートする

導入初期にすべての機能を一度に現場へ渡してしまうと、現場が消化不良を起こし、結果としてHubSpotが定着しない原因になります。Sales Hubであれば、管理者が取引ステージの定義などを済ませたうえで、現場には「メール接続や拡張機能の導入手順をまとめた案内パッケージ」だけを渡して役割分担するのが効果的です。Marketing StudioやHelp DeskのSLA、Customer Agentといった新機能も、ご契約プランでの利用可否を確認したうえで、「全社共通の1本のSLA」など最小限の構成で動かし始め、現場の習熟度に合わせて段階的に広げていくアプローチが最も現実的です。

よくある質問（FAQ）

Q1. AI機能を使わない予定でも、Agent Hubのコンテキスト設定は必要ですか？

Jepson氏は、AIエージェントを使わない場合でも、最初にAgent Hubのコンテキスト設定に事業内容や営業プロセスを書き出し、リーダーと現場で認識をそろえるべきだと述べています。データ設計のブレない土台として、初期段階で「業務の文脈」を明文化しておくことが非常に有効です。

Q2. 外部ツールやスプレッドシートのデータを安全にHubSpotへ取り込むにはどうすればよいですか？

Marketplaceでデータの連携方向や格納先を確認し、Data Syncは「テスト同期」でエラーと件数を確認してから有効化すること、またデータセットからの書き込みも継続的に監視することが推奨されています。本番連携前のテスト同期と件数チェックを社内ルールとして必須化する進め方が安全です。

Q3. ユーザーの権限設定が複雑で迷うときは、どう整理すればよいですか？

権限を「アセット（閲覧・編集・公開・承認）」と「レコード（閲覧・作成・編集・削除・統合）」の2つの型に分けて捉え、「閲覧」がすべての土台になると理解すると整理しやすくなります。部署や役割ごとに標準の「権限セット」を作成し、新規ユーザー追加時にそれを複製して割り当てる運用がおすすめです。

Q4. Sales HubとService Hubの初期設定はどこから手をつけるべきですか？

Sales Hubは「取引ステージの定義などの管理者作業」と「担当者本人の接続作業」を切り分け、Service Hubは「全チケット共通の1本のSLA」から始めることが推奨されています。営業担当者へ渡す初期設定の案内テンプレートを用意すること、またSLAは自社の営業時間に合わせた「確実に守れる1本」からスモールスタートすることが定着の鍵です。

まとめ

本セッションでは、HubSpot管理者が押さえるべき基本として、「業務の文脈の言語化とデータ設計」「データの入口の事前検証と権限管理」「各Hubで本当に必要なツールから優先して現場に渡す手順」が明確に示されました。

株式会社100では、日本企業の商習慣や組織構造に合わせたHubSpotの初期設計、外部ツール連携の検証、現場への定着支援を一貫して行っています。導入や運用設計でお悩みの際は、ぜひお気軽にご相談ください。